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«Unsere Firma ist heute wegen der besseren Auslastung viel effizienter aufgestellt»

Die Firma Tarag AG aus Reinach BL, ein mittelständisches Sanitär- und Heizungsunternehmen, gibt es seit über 50 Jahren. Tarag setzt seit einigen Jahren das EDV-Programm OF-4000 der Firma OF-Software AG aus Birsfelden ein und bewältigt damit alle administrativen Arbeiten. Im Interview berichten Christine Morat, Verantwortliche für Finanzen und Personal, und Markus Schopmans, stellvertretender Geschäftsführer und Leiter Heizung, was ihnen die Software besonders beim wichtigen Verwalten von wiederkehrenden Arbeiten bringt.>

Christine Morat und Markus Schopmans, stellen Sie bitte Ihre Firma kurz vor.

Markus Schopmans (MS): Wir sind ein mittelständisches Unternehmen mit Domizil in Reinach BL, das sich für unsere Kunden neben dem Neubau und Sanierungen von Sanitär- und Heizungsanlagen, auch um den Service dieser beiden Bereiche kümmert. Weiter führen wir Tankrevisionen, Tankstilllegungen durch und erstellen auch neue Tankanlagen.

Christine Morat (CM): Die Tarag AG gibt es schon seit 1962. Wir sind also schon sehr lange im Geschäft. Zurzeit beschäftigen wir 23 Mitarbeiter. Sieben Angestellte arbeiten im Büro und bewältigen die administrativen Arbeiten nicht nur für unsere Hauptfirma, die Tarag AG, sondern auch für unsere beiden Tochterfirmen, die sich mit Rohrleitungssanierungen bzw. mit Kernbohrungen beschäftigen. Da beide Tochterfirmen eigenständige Buchhaltungen führen, setzen wir zur Verwaltung aller administrativen Arbeiten im Büro das spezielle multimandantenfähige OF-4000 der OF-Software AG aus Birsfelden ein. In diesem Programm können wir die Mitarbeiter aller drei Firmen gemeinsam disponieren und sie auch jeweils firmenübergreifend einsetzen.

Welche Vorteile bringt Ihnen das Mandantenprogramm?

CM: Ein grosser Vorteil des Programms ist, dass die Stammdaten für die Adressen und Objekte, z. B. der Liegenschaften, gemeinsam sind. Wir wissen also beim Planen sofort, welche Adressen – Eigentümer, Verwaltung, Hauswart, Architekt oder Mieter – zu einer Liegenschaft gehören. Wir haben so keine Doppelerfassungen mehr, und unsere Datenbank ist immer à jour. Dadurch haben wir eine grosse Übersicht – wir sparen im Büro enorm viel Zeit.

MS: Da die Offert- und Rechnungsnummern wie auch die Buchhaltungen der drei Firmen vollständig getrennt sind, haben wir festgestellt, dass unsere Kunden von dem Mandantenprogramm profitieren, weil wir alle im Büro die Informationen über die Installationen und die laufenden Arbeiten haben. Sie schätzen das sehr, wenn sie am Telefon eine Person haben, die ihre Installationen gut kennt.

Wer sind Ihre Kunden?

MS: Wir haben eine sehr breitgefächerte Kundschaft: Privatpersonen, Geschäfte, Liegenschaftsverwaltungen, Schulen, Hotels. Für alle gibt es unterschiedliche Anforderungen und Kriterien. Für uns ist es wichtig, dass wir diese Vielfalt mit unserem Programm bewältigen können.

Wie wichtig sind für Sie und Ihre Kunden wiederkehrende Unterhaltsarbeiten?

MS: Aus Firmensicht sind diese Arbeiten ausserordentlich wichtig, decken wir doch mit dem Unterhalt über 30% unseres jährlichen Umsatzes. Aus Sicht unserer Kunden müssen wir das ein wenig differenzierter betrachten. Viele Privatpersonen möchten sich nicht um die Wartung einer Installation kümmern. Die Heizung muss einfach funktionieren, die Unterhaltsarbeit soll einfach erledigt werden. Andere Kunden wiederum möchten kein Unterhaltsabo abschliessen. Sie sind aber froh, wenn wir sie nach einer gewissen Zeit auf einen fälligen Service aufmerksam machen. Ob sie uns dann einen Auftrag erteilen oder nicht, ist ihre Entscheidung. Bei den Liegenschaftsverwaltungen haben wir meistens klare Richtlinien, und wir besprechen die Termine mit der Person, welche die Liegenschaft verwaltet.

«Aus Firmensicht sind wiederkehrende Unterhaltsarbeiten ausserordentlich wichtig, decken wir doch mit dem Unterhalt über 30% unseres jährlichen Umsatzes.»

CM: Bei Serviceaufträgen, wo keine Offerte nötig ist oder der Preis klar ist, möchte eine Verwaltung in der Regel nur den mit dem Endkunden vereinbarten Termin erfahren und eventuell nach Abschluss der Arbeiten eine Bestätigung erhalten. Im Programm können wir solche Terminbestätigungen mit nur einem Klick als E-Mail erledigen.

Die Tarag AG arbeitet auch mit dem OF-Anlagen-Modul. Was sind die wichtigsten Vorteile dieses Arbeitsmittels?

MS: Da wir für unsere Kunden auch den Service vornehmen dürfen, gehört es meiner Ansicht nach zu unseren Aufgaben die Termine vollständig im Griff zu haben, d. h. wir müssen wissen «was, wann und wo» zu erledigen ist. Vorher haben wir mit einer in die Jahre gekommenen Applikation, die dazumal extra für uns geschrieben wurde, die Anlagen geführt. Da uns aber das Programm nicht mehr genügte und auch einige Wünsche offen waren, haben wir uns für OF-4000 und das zugehörige Anlagenmodul entschieden.

CM: Unser altes Programm brauchen wir sehr selten noch als Archiv. Alle bestehenden Anlagen haben wir im neuen erfasst und die zugehörigen Daten aus dem alten Programm als PDF-Datei in dem neuen Programm hinterlegt. So haben wir auch in dem neuen Programm die alten Informationen. OF-Software hat mit ihrer Anlagenverwaltung genau das Produkt, das wir brauchen. Dazu kommt, dass wir auch alle anderen Arbeiten wie Auftragsbearbeitung, Terminplanung, Offerten oder Rechnungen damit abdecken können.

MS: Für uns ist das ein Riesenvorteil, da wir alles mit dem gleichen Programm erledigen können. Früher wurden Termine mangels Koordination im Büro über den Haufen geworfen, Serviceaufträge mehrere Monate zu spät ausgeführt. Rechnungen für Aufträge, die wir im Januar ausgeführt hatten, wurden oft erst im November gestellt. Heute sind wir im Büro à jour. Jeder kann auf die gleichen Informationen zugreifen. Alles ist viel übersichtlicher und einfacher geworden.

Arbeiten Sie neben den normalen Anlagen auch mit standardisierten wiederkehrenden Abos?

MS: Nicht nur. Wir haben diverse Abos zur Auswahl. Es fängt bei klassischen Verträgen an, die das Überprüfen der Anlage enthalten, aber nicht eine eventuelle Reparatur, und geht von erweiterten Abos mit zusätzlichen Arbeiten bis zu kompletten Leistungen, die auch die Reparaturen inklusive des Materials beinhalten.

CM: Wir haben auch nicht nur wiederkehrende Einjahresabos, sondern auch solche mit Serviceintervallen von mehreren Jahren.

MS: Im OF-4000 erstellen wir monatlich die fälligen Abo-Rechnungen.

Sie haben vorher erwähnt, dass sich Ihr Arbeitsaufwand verringert hat. Können Sie uns das etwas detaillierter erklären?

CM: Es fängt schon bei dem Erfassen der Anlagen an. Bei unseren bestehenden Kunden sind alle Eckdaten wie Verwaltung, Eigentümer oder Standort der Anlage erfasst. Bei dem Erfassen einer neuen Anlage muss nur noch das neue Produkt bzw. eine Komponente hinzugefügt werden. Diese kann ich aus einem IGH-Katalog aussuchen, die dazu passenden Ersatzteile mitgeben und auch gleich pro Anlage die Garantielaufzeit, das Serviceintervall und eine Servicetoleranz angeben.

«Die Erfassung der Ersatzteile verhindert auch, dass wir falsche Materialien bestellen, die dann im Lager oder in der Werkstatt verstauben.»

MS: Für unsere speziellen Servicearbeiten haben wir einen eigenen Servicekatalog erstellt. Weil wir auch Musteranlagen mit den entsprechenden Ersatzteilen vordefinieren und bei dem Erfassen neuer Anlagen übernehmen können, sind wir ausserordentlich rasch. Das Ganze ist unkompliziert und sehr effizient. Die Erfassung der Ersatzteile verhindert auch, dass wir falsche Materialien bestellen, die dann im Lager oder in der Werkstatt verstauben.

CM: Hilfreich ist auch, dass wir die Seriennummern der Komponenten hinterlegen können und wir im Büro auf sie zugreifen können, ohne dass wir die Kunden fragen müssen. Bei Rückfragen an unsere Lieferanten ist das besonders hilfreich. Ich arbeite ausschliesslich im Büro. Aus meiner Sicht ist der grösste Vorteil des neuen Systems die Personenunabhängigkeit. Es kann jeder im Büro Aufträge entgegennehmen, Details zu den Installationen nachschauen und die Informationen an die Monteure weitergeben. Seit wir mit Headsets telefonieren und beide Hände für die Maus und die Tastatur frei haben, können wir am Telefon die Aufträge während des Gesprächs erfassen und auch gleich terminieren. Gerade Letzteres wird von unseren Kunden ausserordentlich geschätzt. Da wir ja alle Informationen im System zur Verfügung haben, fühlen sie sich bei uns gut aufgehoben. Oft sind die Kunden erstaunt, über welche präzisen Informationen wir über Ihre Anlage bzw. über die vergangenen Serviceaufträge verfügen.

«Wir haben Monteure, die mit den mobilen Serviceapps von OF-Software arbeiten. Alle relevanten Daten über den Auftrag und der Anlage -haben sie auf ihrem Tablet.»

Als Firma möchte man ja eine gute Auslastung der Monteure haben, wie ...?

CM: Sie sprechen ein ausserordentlich wichtiges Thema an. Mit dem Terminplaninstrument von OF-4000 sehen wir auf einen Blick, wo unsere Monteure eingesetzt sind und wo Leerzeiten vorhanden sind. Neue Serviceaufträge legen wir – wenn möglich – in solche Lücken.

MS: Muss ein Auftrag verschoben werden oder pausiert ein Auftrag, weil ein bestimmtes Ersatzteil nicht geliefert werden kann, so tragen wir das ins System ein. Die dadurch entstehenden Terminlücken können wir sofort mit anderen Aufträgen aus dem Pool der nicht terminierten Aufträge stopfen oder einen Serviceabo-Auftrag etwas vorziehen. Wir können so die Leerzeiten massiv verkleinern. Unsere Firma ist heute wegen der besseren Auslastung viel effizienter aufgestellt.

Was passiert nach dem Terminieren einer Anlage?

CM: Wir haben Monteure, die mit den mobilen Serviceapps von OF-Software arbeiten. Alle relevanten Daten über den Auftrag und der Anlage haben sie auf ihrem Tablet. Sie können dort Arbeitszeit und Material aus Ausmassblättern bzw. aus der Liste der Ersatzteile erfassen. Die Daten werden automatisch mit dem Büro synchronisiert.

MS: Einige Monteure arbeiten zurzeit noch mit Papierrapporten. Für sie drucken wir neben dem Regierapport zusätzlich das Anlagendatenblatt aus, das alle für die Arbeit notwendigen Informationen enthält.

«Wir haben das papierlose Büro noch nicht ganz erreicht, sind aber auf dem besten Wege dazu.»

CM: Wir haben das papierlose Büro noch nicht ganz erreicht, sind aber auf dem besten Wege dazu. Innerhalb des Büros haben wir mit der Zettelwirtschaft praktisch ganz aufgehört. Wir benutzen seit wenigen Wochen das Aufgabentool zum Programm, wo wir uns selber, gegenseitig im Büro und unseren Monteuren elektronisch Aufgaben zuteilen können. Solche Aufgaben sind zum Beispiel: Erinnerungen zur Offerten-Erstellung, Erinnerungen zum Offerten-Nachfassen, Aufforderungen Material zu bestellen oder abzurufen usw. Alle diese Mitteillungen erhalten wir zu gegebenem Zeitpunkt je nach Dringlichkeit in verschiedenen Farben auf unseren Bildschirmen im Büro und die Monteure draussen auf ihren Tablets.

«Für uns ist das ein Riesenvorteil, da wir alles mit dem gleichen Programm erledigen können.»

Haben Ihre Kunden die Änderung Ihrer Arbeitsweise gespürt?

MS: Sicher, seit wir mit OF-4000 unterwegs sind, arbeiten wir unsere Aufträge viel speditiver ab. Die Termine sind klar, die Informationen stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung, ohne dass wir untereinander anfragen müssen. Die Rechnungen werden rasch gestellt, und wir melden uns bei dem Kunden für die wiederkehrenden Serviceaufträge. Er muss nicht mehr bei uns anrufen, wann wir die fälligen Arbeiten erledigen können. Ausserdem ist jeder Anlage ein Monteur zugewiesen, der meistens auch die folgenden Services durchführt. Wir sehen auf einen Blick die zusätzlichen Geräte eines Kunden sowie dazugehörige Aufgaben. So fühlt sich der Kunde wirklich gut betreut.

Weitere Informationen:
of-software.ch

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